Senki nem születik projektmenedzsernek.

Jellemzően sok év tanulás és tapasztalat: megszámlálhatatlan projektben való aktív részvétel, sok siker és bizony számos kudarc is jellemzi azokat, akik ezt a pályát választják.

A siker és célorientáltság egy olyan alapvető tulajdonság, amely nélkül nem lesz sikeres egyetlen projektvezető sem. Ugyanakkor számos egyéb alapkészséget is kell birtokolni ahhoz, hogy valakiből hatékony és sikeres szakember legyen. Ezek közül csak néhányat említek, amelyeket a legfontosabbnak tartok.

A siker és célorientáltság egy olyan alapvető tulajdonság, amely nélkül nem lesz sikeres egyetlen projektvezető sem. Ugyanakkor számos egyéb alapkészséget is kell birtokolni ahhoz, hogy valakiből hatékony és sikeres szakember legyen. Ezek közül csak néhányat említek, amelyeket a legfontosabbnak tartok.

1. Vezetés

Egy projektmenedzser nem csak a projektjeiért felel, hanem az általa vezetett csapatért is. A projektcsapatot alkotó emberek mindegyike saját entitás, egyedi erősségekkel és gyengeségekkel. A legnagyobb kihívás úgy csapatot kovácsolni, hogy az induviduumokból hatékony, a közösséget támogató csapattagok legyenek, akiknek erősségei, tudásai összeadódnak a cél érdekében. Ehhez a vezetőnek kiváló emberismerőnek és egyben motivátornak is kell lennie, aki kiválóan ismeri a projekttagok személyiségeit.

2. Kommunikáció

Nem lehet hatékony vezető az, aki képtelen logikusan, lényegre törően, egyértelműen fogalmazni. egy adott projekt kapcsán nem csak a saját team-eddel kell megfelelően kommunikálnod, hanem a megrendelőkkel, partnerekkel, beszállítókkal is. Ezen kívül a legkülönfélébb szakterületekkel is: Jogászokkal, pénzügyi szakemberekkel, menedzserekkel, vállalatvezetőkkel.

Több irányzat is létezik, amely egy projekt kapcsán segíthet a kommunikációs nehézségek leküzdésében: Ilyen például az értő figyelem, amely a problémahelyzetek egyik kulcsa, vagy az asszertív kommunikáció, amely olyan megoldásokat kínál, amelyekben mindkét fél nyertesnek érezheti magát. Fontos tudni, hogy ezek a kommunikációs készségek tanulhatók és fejleszthetők (az időprés, a feladatok összetettsége, a folyamatos stressz miatt azért ezeket a készségeket gyakran kell újratanulni).

3. Kritikus gondolkodás

Ez a készség is fejleszthető és azért is érdemes foglalkozni vele, mert nem csak a projektmenedzserek profitálhatnak belőle. A kritikus gondolkodás legnagyobb előnye, hogy a lehető legalkalmasabb megoldás egy szituáció objektív elemzésére és értékelésére, az elfogulatlan ítélet meghozatalára.

A kritikus gondolkodást nem befolyásolják az érzelmek, az előzetes tudás, vagy a körülmények. A kritikus gondolkodás elsajátításának egyik alapja, hogy tudj kettőt hátra lépni és ebből a nézőpontból (az ún. helikopternézetből) figyeld az adott szituációt. Ez a módszer segít a lényegre koncentrálni és az adott feladatot, vagy szituációt más aspektusokból is feltérképezni. Mire a projekted egy összetett mátrixszá alakul, az alapvető célok folyamatos szem előtt tartása, a leglogikusabb megoldások keresése és a helikopternézet segíthetnek abban, hogy objektív döntéseket hozhass.

Ugyanakkor fontos azt is mindig szem előtt tartani, hogy a kritikus gondolkodás és az öncélú kritizálás nem ugyanaz…

 

4. Rugalmasság

A projektek nem statikus, steril rendszerek. Gyakran előfordul, hogy egy új információ, vagy egyéb külső tényezők hatására minden terv a kukában landol és újra a tervezési szakaszban folytatódik a munka. Ez a szakma velejárója és bizony sokszor számítani is kell rá. Aki nem tud újratervezni, ne menjen projektmenedzsernek.

Egy ilyen szituációban segítséget jelenthet, ha hagysz magadnak egy kis időt, hogy „újra rendezd a soraidat”. Sétálj egyet, menj ki a levegőre. Amikor a projektcsapattal átbeszélitek az új szituációt, akkor fontos, hogy ne a veszteséget kommunikáld, hanem mindazt, amit az adott szituáció előnyként kínál. Az élet (és a projekt) megy tovább.

 

5. Kockázatkezelés

A legtöbb felvetés, ami egy projekt során felmerül, könnyen problémává válhat, ami veszélyeztetheti a célok teljesülését.  Minden projekt rejt magában kisebb és nagyobb kockázatokat, amelyek gyakran összeadódhatnak. Minél jobban tudja egy projektmenedzser kezelni a kockázatokat, annál valószínűbb, hogy a projekt sikeres lesz.

A projekt során a tervezhető kockázatokat mindenképpen érdemes beazonosítani, felmérni és rangsorolni. Természetesen nem lehet előre látni mindent, ezért is fontos a megfelelő eljárási rend kidolgozása a felmerülő problémák kezelésére.

„Fail to prepare – prepare to fail”

 

6. Humorérzék

A humorérzék nem azt jelenti, hogy bármilyen szituáció elviccelhető. Szerepe leginkább abban mutatkozik meg, hogy segít a legrázósabb esetekben oldani a stresszt.  Fontos, hogy a humor nem lehet öncélú, nem irányulhat mások kifigurázására – sokkal inkább az a célja, hogy a feszültséggel teli légkör helyett könnyedebb hangulatot teremtsen és segítsen azt neutralizálni.

A humor, a nevetés a „gőzkieresztés” egyik legjobb módja. A leghasználhatóbb ötletek és megoldások sokszor a feszültség oldása után jönnek fel a felszínre, ezért fontos, hogy a szervezeti kultúrában legyen helye a humornak is.